Effektiva samarbeten med Teams

Med Office365 så har vi ett hjälpmedel som är otroligt kraftfullt för att samarbeta digitalt istället för att mötas fysiskt. De här hjälpmedlen kan också göra din dag mer effektiv. Men det finns en hel djungel av appar och funktioner inom Office365, så det är svårt att veta var man ska börja!

 

Det som tyvärr ofta händer är att de här hjälpmedlen ses som ytterligare ett verktyg som IT skickar ut utan att man har en aning om hur man ska använda det. Här har jag sammanställt tre enkla och konkreta förslag (med länkar för ytterligare djupdykning) som kan hjälpa dig uppnå ett effektivare, mer interaktivt och framförallt roligare möte med Teams.

1. Chatta före, under och efter mötet

Jag upplever att ett bra förberett möte oftast brukar resultera i ett bra genomfört möte som sprider energi (istället för att ta energi) och det kräver mer än en person för att uppnå det. Alternativet till att mejla fram och tillbaka om agendan, mötesdeltagare, väder och skostorlek, är att använda sig av Chatt i Teams för att snabbare komma överens och bättre kunna förbereda för mötet.

 

Om du går in i Teams, klickar på Kalender och öppnar upp ditt möte så finns det en flik som heter Chatt längst upp (se bild ovan). 

 

Om du vill adressera en specifik person i chatten skriver ”@” före personens namn så kommer namnet att dyka upp. Det du skriver kommer direkt att adresseras den personen via antingen en pop-up på datorn eller ett mejl om person är offline. 

 

Under mötet tycker jag det är viktigt att konversationen flyter på utan alltför mycket störningsmoment under ett möte. Några vanliga störningsmoment kan vara att behöva stanna upp för att leta reda på en webbsida, stava ett namn eller ursäkta sig för att man måste avvika från mötet – här är chatten ett perfekt utrymme att uttrycka sig utan att störa flytet på mötet.

 

Efter mötet så kan konversationen fortsätta i chatten om exempelvis något inte avhandlades i tid, om man kom på något som var viktigt eller vill komma åt länken till webbsidan. Chatten sparas och är åtkomlig från antingen möteskallelsen eller via din Chatt i Teams.

 

För mer djupdykning om vilka möjligheter du har med använda Chatt i Teams, klicka här.

2. Gör dina mötesanteckningar direkt i Teams

I Teams finns en enkel tidssparare för mötesanteckningar, som dessutom inte sparas lokalt på din dator, och den heter Mötesanteckningar. Om du går in i Teams, klickar på Kalender och öppnar upp ditt möte så finns det en flik som heter Mötesanteckningar längst upp (se bild ovan)

 

När du skapar en mötesanteckning så skapas den specifikt för just detta möte. Här kan du förslagsvis lägga in agendan längst upp och sedan skriva dina anteckningar direkt under mötet. Då behöver du inte dela din skärm för att dina gäster ska se vad du skriver.

 

Om du har dubbla skärmar kan du ha din Powerpointpresentation på en skärm (som du delar) och samtidigt kan du, eller någon annan person på mötet, föra anteckningar under mötet som alla mötesdeltagare får tillgång till - i realtid! När mötet är klart så sparas allting i Teams för alla att ta del av, utan att du skickar ett endaste mejl.

 

För mer djupdykning om vilka möjligheter du har med att göra mötesanteckningar i Teams, klicka här.

3. Bli kreativ med Whiteboard i Teams

En sak som jag saknar med digitala möten är att samlas framför en Whiteboard och låta kreativiteten flöda. Som tur är finns just den funktionen redan i Teams. 

 

Om du går in i Teams, klickar på Kalender och öppnar upp ditt möte så finns det en flik som heter Whiteboard (se bild ovan).

 

För att dina gäster ska kunna ta del av en Whiteboard måste du, eller någon på mötet, dela Whiteboard. Istället för att dela din skärm eller ett specifikt dokument så finns ett Whiteboard område där du klickar på Microsoft Whiteboard för att komma åt den. Sen är det bara att skriva på och upplevelsen är likadan som om ni alla är i samma rum (nästan iallafall). När mötet är klart så sparas allting i Teams för alla att ta del av, utan att du behöver ta ett foto på din Whiteboard som du sedan behöver mejla ut. 

 

För mer djupdykning om vilka möjligheter du har med att använda Whiteboard i Teams, klicka här.

 

Mer information

För ytterligare djupdykning inom Teams så har Microsoft sammanställt allt du behöver veta via denna länk.

 

Vi på XLENT hjälper dig gärna på din digitala resa med Teams – oavsett hur långt du kommit. Om ni behöver hjälp med att komma igång eller arbeta effektivare med Teams så kan vi bjuda på en digital workshop om ämnet!

Hör gärna av dig till mig om du har frågor eller vill diskutera möjligheterna med Teams!

Kontaktperson:
Thomas Sundström

+46 76-175 01 85

thomas.sundstrom@xlent.se

Fler insikter