Nytt insamlingssystem för We Effect och Vi-skogen

Sedan många år har We Effect och Vi-skogen använt sig av ett insamlingssystem som inte fungerat bra och dessutom inom kort inte skulle supporteras längre. Valet stod då mellan att antingen uppdatera till en nyare version av det tidigare systemet eller bygga ett helt nytt. XLENT anlitades för att bygga ett skräddarsytt system för hantering av organisationernas insamling, där framförallt möjligheten att ta emot gåvor online prioriterades. I det tidigare systemet inträffade ofta fel med betalningar som inte gick igenom, något som gjorde att både We Effect och Vi-skogen tappade intäkter – detta behövde XLENTs lösning råda bot på.

Det nya insamlingssystemet baseras på Microsoft Dynamics CRM. Där hanteras bland annat givare, månadsgåvor, företag, företagsavtal, kampanjer, minnes- och högtidsgåvor, produkter, priser, moms och rabatter. Ovanpå detta vilar nya webbshopar och optimerade webbflöden för olika typer av onlinegåvor som fungerar utmärkt i mobilen. Vid sidan av den processen byggde XLENT också en transaktionsmotor som hanterar inkommande transaktioner via autogiro, postgiro, sms och PayEx (för alla slags online-betalningar). I det nya systemet finns också möjlighet att analysera och följa givarnas gåvomönster. Det kan bidra till att We Effect och Vi-skogen, genom en ökad förståelse för givarna, kan behålla givarna långsiktigt.

När betalningslösningarna nu fungerar som de ska minskar antalet inkommande samtal till givarservice. Det minskar också antalet felaktiga gåvor, och reducerar onödig tid för att hantera halva beställningar och dubbletter. Produkthanteringen har förenklats avsevärt när flera rutiner helt eller delvis kunnat automatiseras. Med data i realtid får We Effect och Vi-skogen bättre och mer fullständiga rapporter som gör det enklare att följa upp verksamheten ekonomiskt.