FAQ om RPA

1. Vad är RPA?

   1. RPA, Robotic Process Automation, är en teknologi för att automatisera processer eller sekvenser av processer. Det som gör RPA unikt är att teknologin arbetar i befintliga gränssnitt, vilket gör teknologin lämplig när processer spänner över flera system – något som också gör den mycket billigare än långsamma och dyra integrationsprojekt.

   2.  

2. Hur lång tid tar det att komma igång med RPA?

   1. RPA-projekt levererar snabbt, och även om det finns stora variationer, så kan man gå från att fundera på RPA till att ha en robotiserad process på cirka 8 veckor.
   2.  

3. Vad är en robot?

   1. I sammanhanget RPA är en robot inte mycket mer än en mjukvara som kan följa instruktioner. Den har förmågan att klicka runt i program och läsa text på skärmen, precis som en användare, men kan också läsa text som inte syns på skärmen och jobbar mycket snabbare än en vanlig användare.

   2.  

4. Varför ska man ha en robot?

   Det finns ett överflöd av repetitiva processer i de flesta företag. Processerna behövs, men de bidrar till att skapa en sämre arbetsmiljö för de som utför processerna. En robot kostar mindre än en anställd, arbetar mycket snabbare – dygnet runt och gillar repetitiva arbetsuppgifter. Dina anställda kan ägna sig åt värdeskapande och utvecklande arbetsuppgifter medan roboten tar hand om rutinprocesser som måste göras.
   1.  

5. Vad kostar en robot?

   1. Olika leverantörer har olika prismodeller för sina robotar, men mellan tummen och pekfingret kostar en robot 100 000 - 200 000 kronor per år. Därtill kommer förstås kostnad för installation, drift och utveckling av processer.
   2.  

6. Robot – betyder det att det finns en fysisk robot vid en arbetsplats?

   1. Det kan vara lätt att tro att det finns en fysisk robot när man tittar på all reklam för RPA och RPA-verktyg, men det man kallar för ”Robot” i det här sammanhanget är bara en mjukvara.
   2.  

7. Vad kan en robot göra?

   1. En robot kan göra allt som en vanlig användare gör: klicka, skriva, läsa, köra program, skriva ut, mejla, o.s.v.  En robot som är bra programmerad kan ta informerade beslut kring komplexa frågor – så länge den lärt sig alla beslutskriterier. Även om en robot kan ta många beslut så väljer många att låta roboten analysera och rekommendera åtgärder, medan den låter en människa bestämma vad som faktiskt händer. 

   2.  

8. Vad kan en robot inte göra?

   1. En robot är bara så smart som den är programmerad att vara. Om en robot stöter på något nytt – en förändring i indata eller en knapp som förflyttats – vet den inte vad den ska göra. När detta inträffar kommer roboten behöva hjälp för att veta vad den ska göra.
   2.  

9. När är det kostnadseffektivt att använda en robot?

   1. Huvudregeln är att alltid göra en utvärdering av de processer som är kandidater för att automatiseras. De processer som är bäst lämpade är i regel också de som är mest kostnadseffektiva. Generellt sett handlar det om processer med en viss volym och som baseras på tydliga affärsregler.
   2.  

10. Hur snabbt jobbar roboten?

    1. Roboten jobbar så snabbt som ditt långsammaste system tillåter, brukar man säga. Eftersom roboten använder befintliga gränssnitt måste den också vänta på att gränssnitt uppdateras när den navigerar. Robotmjukvaran är snabb, men begränsas av hur snabba system du har.
11. 1.  

12. Vilka processer är lämpliga att robotisera?

    1. Det finns en rad olika beslutskriterier att utgå ifrån, men ofta återkommer det till en fråga om hur snabbt investeringen i utvecklingen av en process blir lönsam. Det brukar då krävas att processen utförs tillräckligt ofta, under tillräckligt lång tid, i rätt tid, eller att den är kritiskt med kvaliteten i utförandet. Då jämförs kostnad för manuell handläggning, alternativt kostnaden för felaktigt genomförd process, med kostnaden för att låta en robot genomföra samma process.
    2.  

13. Hur enkelt är det att programmera en process?

    1. Olika verktyg för RPA kräver olika nivåer av förkunskap av utveckling, men rent allmänt rekommenderar vi tidigare erfarenhet av programmering för att kunna utveckla processer själv. Sedan är vår erfarenhet att det går snabbt att komma igång med RPA för de flesta – men att det tar tid för att bli riktigt duktig.
    2.  

14. Kan vem som helst bygga en process?

    1. Ja och nej. Vem som helst kan lära sig att bygga en process, men det kräver olika lång investering i utbildning beroende på vilka förkunskaper som finns. Däremot är det enkelt att komma till kunskapsnivån som krävs för att kunna titta på en process och förstå i grova drag hur den fungerar.
    2.  

15. Hur kommer man bäst igång med RPA?

    1. Om ni inte har någon erfarenhet av RPA inom organisationen finns det bara en rekommendation: ta in någon som kan. Ta vara på andras erfarenheter kring RPA och kom igång rätt och snabbt. Vår erfarenhet är att det inte är lätt att komma igång med RPA helt på egen hand – RPA-projekt är ofta ett samarbete mellan IT och operations.
    2.  

Hur ska IT-avdelningen förhålla sig till en robot?

Det finns olika alternativ som passar olika bra för olika företag. Än så länge är det väldigt vanligt att robotmiljön installeras hos kundens egen IT eller IT-leverantör. Det är förstås det bästa om man vill ha full kontroll över roboten, och inte har några större variationer i behov av robotresurser. 

En annan lösning är RaaS – Robotics as a Service. Då äger man själva processerna, men hyr robotresurser i den utsträckningen som krävs. Detta är en bra lösning när arbetsbelastningen på vissa processer varierar stort – eller om man vill prova på RPA på ett enkelt sätt.

Det finns andra avdelningar hos oss som har robotar –ska vår avdelning skaffa en egen robot?

Det kan ni göra, men vår erfarenhet är att det är viktigt att ta vara på kunskapen som finns inom organisationen. Om ni skaffar en egen robot, se då till att det är samma leverantör som ni har erfarenhet av. Många väljer att sätta upp ett s.k. Centre of Excellence (CoE) som hanterar alla organisationens robotresurser – men kom ihåg då att ni kanske blir nedprioriterade i konkurrensen med andra avdelningar som vill robotisera.

Vilka interna resurser behövs avsättas vid ett RPA-projekt?

I ett RPA-projekt är det vanligt att involvera representanter från IT och verksamheten. Därför är det också klokt att utse en intern projektledare med förståelse både för det egna bolagets IT och verksamhetsdelarna som berörs.

1. 1. Hur ska IT-avdelningen förhålla sig till en robot?

      Det kan kännas ovant för IT att sätta upp en robot. En robot kör processer och behöver ett eget användarkonto – precis som en vanlig användare.

   2.  

   3. Vem är mest lämplig att äga roboten – IT eller verksamheten?

      Här kan man göra lite som man vill, men oftast är det en bra lösning om verksamheten äger RPA-projektet och IT sköter förvaltningen av själva systemet.

   4.  

2. Vilka verktyg/robotleverantörer finns det?

   1. Våra favoriter är Blue Prism, UiPath och NICE. Andra större verktyg är Automation Anywhere, Kofax, Pega och Work Fusion.
3.  

4. Vilka tjänar mest på RPA?

   Att investera i RPA är nästan alltid ett smart val, men det är extra bra förutsättningar om företaget idag sysselsätter många medarbetare med repetitiva processer i större volymer. Det blir ännu bättre förutsättningar för företag som har en ineffektiv IT-miljö som är svår att ersätta hela eller delar av.

    

   Hur mycket kan/”orkar” roboten jobba? 

   Roboten blir inte trött och jobbar 24 timmar om dygnet utan problem. Däremot är det klokt att låta roboten vila för uppdateringar med jämna mellanrum.

    

   Vilka system kan roboten arbeta med?

   En robot kan arbeta med alla system som en användare kan, men med lite olika effektivitet. Roboten är extra bra på att navigera i windows-applikationer och i webbläsare, men behöver ta till andra knep för att kunna arbeta mot äldre terminalsystem. Även om en robot klarar alla system som en användare kan klara är det viktigt att i processutvärderingsfasen titta på hur lämpligt ett system är att automatisera.

    

   Hur navigerar en robot? 

   En robot kan navigera precis som en vanlig användare – klicka med musen och skicka tangenttryckningar. Det finns också lägen i de flesta RPA-program som låter roboten ”komma under skinnet” på systemen – läsa text som inte finns och klicka på knappar som inte syns. Helt enkelt kan roboten det en vanlig användare kan plus lite till.

    

   RPA är svaret, men vad är frågan?

   Vi har många administratörer som sitter och gör repetitiva uppgifter hela dagarna, och det blir ofta fel. Våra kostnader ökar och vi har svårt att rekrytera eftersom repetitionen i arbetsuppgifter gör arbetsmiljön dålig för medarbetarna. Dessutom hinner vi inte med att utveckla verksamheten eftersom vi alltid släcker bränder. Vi har också perioder när vi tvingas ta in studenter för att underlätta när belastningen är hög, men det blir ofta fel och utbildningskostnaden är stor.

Vad kan vi göra för dig inom RPA? Se mer här.