Effektiviserad administration

Genom att införa en ny e-tjänst för kursanmälan har Kulturskolan Stockholm kunnat reducera det administrativa arbetet radikalt.

BildStockholm

Utmaning

Kulturskolan Stockholm har hanterat 30 000 – 40 000 anmälningar till sina kurser varje år med hjälp av pappersblanketter. Det har skapat administrativt merarbete och en risk för fel och brister i servicen till eleverna. Kursanmälningar har gjorts i form av intresseanmälningar som registrerats manuellt. Deltagande har bekräftats först vid upprop och betalning har gjorts i efterhand.

Utmaningen var att införa en e-tjänst för kursanmälan och att integrera den med administrations- och faktureringssystem.

Lösning

XLENT har, tillsammans med Kulturskolan, utformat och realiserat en ny e-tjänst där elever kan ta del av kursutbudet och anmäla sig till kurser. XLENT har också implementerat ett nytt verksamhetssystem för att administrera kurser, lärare, elever och kursanmälningar. Verksamhetssystemet har integrerats med befintligt faktureringssystem.

E-tjänsten har implementerats i Microsoft Sharepoint och verksamhetssystemet i Microsoft CRM.
För mer information se: http://www.stockholm.se/kulturskolan

Resultat

Kulturskolans erbjuder nu en mycket bättre service till sina elever än tidigare. Eleverna kan via e-tjänsten få en bra överblick över kursutbud, utbildningstillfällen och ställen, samt tillgängliga platser. Här kan man anmäla sig till kurser och direkt få besked om man blivit antagen. Kulturskolan har i och med detta också harmoniserat kursutbud och priser.

Kulturskolan har avsevärt reducerat den tid som behöver läggas på administration. I och med att anmälningar görs direkt av eleverna undviks manuella registreringar och antalet fel minskar. Mängden förfrågningar per e-mail och telefon minskar eftersom aktuell information finns tillgänglig i e-tjänsten. Administrationen av fakturor och betalningar har dessutom reducerats då fakturaunderlag automatiskt förs över till faktureringssystemet.

Om Kulturskolan Stockholm

Kulturskolan Stockholm är en arena där cirka 15 000 elever mellan 6-22 år deltar och utvecklar sitt skapande inom bild & form, dans, musik och teater. Verksamheten finns över hela staden i ett tjugotal egna lokaler och i bortåt 80 skolor. Årligen genomförs cirka 1000 arrangemang som drar en publik på ca 95 000 personer.

 

Hans Ehrenborg

Hans Ehrenborg

+46 708 778 071 hans.ehrenborg@xlent.se

Quote symbol

XLENT har hjälpt oss att utforma och implementera en ändamålsenlig e-tjänst med attraktiv design och användarvänlig funktionalitet.

Ewa Wettermark, administrativ chef, Kulturskolan Stockholm