Förändringsledning – fem nycklar till lyckade projekt

Funderar du också på varför dina initiativ och projekt inte levererar som de ska? Varför tar det så lång tid att nå effektmålen?

Ofta misslyckas projekt med att nå upp till förväntningarna, eftersom resultatet var beroende av att också medarbetarna gjorde en förflyttning. Nyckeln till att lyckas handlar då om förändringsledning – att på ett strukturerat sätt vägleda individer, grupper och organisationer i deras förflyttning. Genom att fokusera på medarbetarna kan fler komma igång både bättre och snabbare, vilket i sin tur leder till att investeringen och effekthemtagningen kan realiseras tidigare.

När jag frågar ledare vad de har för tidigare erfarenheter av förändringsledning svarar de flesta något liknande "inte bra". Någon påtalar "bristen på implementering i verksamheten trots bra teknisk lösning", medan en annan menar att de "underskattade arbetet att få med medarbetarna lokalt". Få vet när eller ens om effekterna tas hem. Min erfarenhet är att det ofta finns en bra insikt i vad som gick fel, men få förstår varför och hur de i praktiken ska göra annorlunda nästa gång.

Så varför blir vissa initiativ lyckade?

Det enkla svaret är att förändringsledning är avgörande för att nå effektmålen inom en rimlig tid. Ett projekt blir lyckat först när organisationen får med sig medarbetarna i nya arbetssätt. Om ledningen exempelvis fokuserar på att ta fram ett nytt systemstöd behöver de arbeta parallellt med förändringsledning.

Fem nycklar för att uppnå lyckade projekt

1. Engagera ledningen och utse ett förändringsteam

Skapa ett vasst team med representation från ledningen. Ta fram en strategi och plan för att driva förändring, kopplad till affärsplanen och integrerad med projektledningen. Prosci har en välkänd metod som är lätt att förstå och anpassa efter projektets behov och risker.

2. Ta reda på vilka målgrupper som påverkas

Ta reda på vilka roller och antal personer som behöver utföra sitt arbete på ett annorlunda sätt. Hur påverkas de i hur de arbetar idag jämfört med vad de förväntas göra imorgon? Förklara tydligt så alla förstår. Detta leder ofta till att projektet utvecklas mer till ett verksamhetsutvecklingsprojekt istället för ett IT-projekt, där båda delarna behöver hålla kvalitet och få uppmärksamhet.

3. Kartlägg vilka ledare som behöver driva förändringen

Visualisera målgrupperna och vem som påverkar vem, hela vägen upp till ledningen. Du inser då snabbt att det är de egna ledarna som möjliggör förändringen. Rikta energin dit och ge de rätt förutsättningar att bygga stöd i organisationen, att bli bra lyssnare, kommunikatörer och att hantera lokalt motstånd. Motstånd är naturligt och uppkommer alltid på ett eller annat sätt i förändring.

4. Kommunicera genom ledarna och på mottagarnas nivå

Bli vassa på kommunikation. Planera så den blir effektiv och leder er mot kommunikationsmålen. Använd flera kanaler riktade mot alla målgrupper och våga vara kreativa i era aktiviteter och var alltid tydliga med varför så når ni enklare fram med ert budskap. Att kommunicera på mottagarnas nivå är en konst och en nödvändighet för att skapa medvetenhet och engagemang, de första stegen i en förändring enligt bland annat Prosci ADKAR modellen.

5. Rikta rätt utbildning till rätt målgrupper

Erbjud flera nivåer och flera tillfällen och format, så sänker ni ribban och fler kan engageras efter behov. Utbildning är avgörande för att bygga kunskap och förmåga att kunna ta till sig nya arbetssätt. Det är viktigt att förstå att det är först när medarbetarna har tagit till sig kunskap och fått förmågan att agera på ett nytt sätt, som effekthemtagningen i realiteten kan starta.

Vi på XLENT brinner för att hjälpa organisationer i deras förändringsresor och vi har expertisen och resurserna för att hjälpa er lyckas. Hör gärna av dig till sandra.lasson@xlent.se om du är nyfiken på att veta mer!