Digitalisering av Tappra Barns verksamhet

Utmaning

De senaste åren har Tappra Barns verksamhet expanderat och det har varit utmanande att leva upp till den ökande efterfrågan. Detta har lett till ett behov av digitalisering för att kunna fokusera på kärnverksamheten och samtidigt fortsätta växa. Några viktiga förutsättningar har varit att minska personberoendet av både enskilda medarbetare och leverantörer, att öka sin ”smartness” och effektivitet samt att bygga en anpassad och lätthanterlig lösning. 

De system som tidigare utretts för att utgöra ett stöd i verksamheten har dock inte kunnat uppfylla de krav som Tappra Barn har gällande eventhantering. Dessutom har de inte varit kostnadsmässigt försvarbara för en liten organisation som Tappra Barn.

Lösning

Uppdraget inleddes med en analys för att förstå vad Tappra Barn behöver för att långsiktigt leverera värde till sina kunder och vilken information verksamheten kretsar kring. Utgångspunkten var att analysera hela Tappra Barns eventhanteringsprocess, från ax till limpa, samt kartlägga nuvarande funktionalitet och systemanvändning. Kartläggningen jämfördes sedan mot målbilden för att upptäcka behov av förändringar.

Efter att ha utrett alternativa lösningar föll valet på en multifunktionsplattform, i vilken Tappra Barn förutom sin kundhantering även kan hantera sin hemsida, administrera event, skicka nyhetsbrev och andra infomail samt skapa underlag för ekonomiärenden.

Resultat

Resultatet har lett till en helhetslösning som uppfyller de behov de har idag och ger utrymme att växa i framöver. De har minskat personberoendet genom en standardiserad eventhanteringsprocess och skapat en lösning för inbjudningar, registreringar, bekräftelser och påminnelser till eventen. De har nu en bättre struktur på kundregistret, genom segmentering och taggar. Lösningen innefattar även en ny hemsida samt mallar för eventsidor och nyhetsbrev. De har möjliggjort funktionalitet för SMS-utskick och fakturaunderlag, samt hanteringen av auktionsutrop och lottförsäljning på event. Nu kan de hantera hela processflödet själva vilket innebär att de har reducerat leverantörsberoendet och har dessutom sparat driftkostnader med 63%.

Om Tappra Barn

Insamlingsstiftelsen Tappra Barn grundades 2016 av stiftarna Magnus Johansson, Mikael Berggren och Niklas Lillman. Stiftelsen är sprungen ur "Mange Johanssons dag för tappra barn" som funnits sedan 2011. Tappra Barn är en liten, flexibel och effektiv välgörenhetsorganisation som arbetar lokalt i Linköping, Norrköping och Jönköping, vars syfte är att samla in pengar till barn som har det tufft, och hjälpa dem lokalt där de verkar. Alla kan bidra till Tappra Barn - både privatpersoner som företag, kommuner och andra aktörer i samhället.